Общие функции менеджмента
Общие функции менеджмента
Это функции, которые определяют только вид управленческой деятельности независимо от особенностей организации (характера деятельности, вида, размера, формы собственности и т. п.).
Начало организации – это определение цели, определение того, что нужно делать, чтобы достичь ее. Цель определяет все составляющие процесса управления, которые подчинены ей, работают на нее.
Управленческие функции, такие как коммуникация и принятие решения, являются общими для планирования организации и подбора кадров, руководства, мотивации и контроля, поэтому их еще называют связующими процессами. Контроль необходим в процессе реализации всех функций менеджмента.
Планирование является базовой функцией менеджмента.
На этой базе формируются другие звенья менеджмента, складываются управленческие отношения. На это нужно обратить внимание, ибо роль плановой функции менеджмента сейчас недооценивается. Распространенная недальновидная мысль, что планирование – пережиток административно-командной системы хозяйствования. На самом деле планирование на фирмах существовало задолго до появления социалистической системы хозяйствования.
Планирование
Это процесс определения цели, постановки задач, разработка структуры организации, технологии производства, определения необходимых трудовых и материальных ресурсов, а также разработка решений.
Под функциями менеджмента следует понимать относительно обособленные направления управленческой деятельности (трудовые процессы в сфере управления), которые обеспечивают управленческое действие.
Они отражают суть и содержание управленческой деятельности на всех уровнях управления.
Функции менеджмента возникли в результате разделения и специализации труда. Одной из важнейших категорий менеджмента является процесс управления. Он осуществляется именно путем реализации определенных функций. Определение перечня этих функций является одним из важнейших задач теории менеджмента.
А. Файоль выделял планирование, организацию, распорядительство, координирование и контроль.
Ученые бывшего Советского Союза говорили о шести функциях:
- планирование,
- организация,
- координирование,
- стимулирование,
- регулирование,
- контроль.
М. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури предложили рассматривать четыре функции:
- планирование,
- организация,
- мотивация,
- контроль.
Последний подход выглядит наиболее привлекательным, поскольку исследования показывают, что именно эти функции участвуют в осуществлении любого управленческого процесса. Что касается координирования и регулирования, то эти важные управленческие рычаги фактически являются составляющими планирования, организации, мотивации и контроля. Например, после контроля осуществляется обратная связь с целью устранения недостатков, отклонений, сбоев и тому подобное, который и выполняет задачи регулирования; в процессе стратегического планирования после установления миссии и целей организации, выбора и реализации стратегии осуществляется оценка разработанной стратегии путем ее сопоставления с миссией организации.
Таким образом, функции планирования, организации взаимодействия, мотивации и контроля можно считать основными, поскольку любая другая управленческая деятельность будет осуществляться путем последовательного их применения. Например, процесс управления технической подготовкой производства требует планирования этой деятельности, организации соответствующих структур (служб, подразделений), мотивации (стимулирования) работников служб технической подготовки, контроля результатов.
Функции управления, их сущность, состав и значение в системе менеджмента.
Функция управления – это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а так же соответствующая организация работ. Фукции управления можно представить, как виды управленческого труда, связанные с воздействием на управляемый объект. Ведь управление – это искусство создавать вещи посредствам людей. Принято считать, что в процессе управления выполняются следующие основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль).
Функция планирования: предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, что бы достичь этих целей применяются для достижения конкретных целей и задач организации различные методы.
Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Тип планирования и акцент, который делает менеджер в процессе планирования, зависит от его положения в организационной иерархии фирмы, т.е. процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации. Так, стратегическое планирование (высший уровень) — главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет себя вести в своей рыночной нише. На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е; определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач.
Планирование осуществляется и на нижнем уровне организации. Оно называется оперативным планированием — это основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.
Однако никто в одиночку не устанавливает свои цели, не выбирает собственные пути их достижения. Каждый менеджер на основе оперативного плана разрабатывает повседневную краткосрочную тактику для того, чтобы обеспечить правильность всех действий, определить сильные и слабые стороны функционирования организации. Такой подход создает благоприятные условия для постоянного самосовершенствования личности.
Все три типа планов составляют общую систему, которая называется генеральным, или общим, планом, или бизнес-планом функционирования организации.
Принципами планирования:
1. Полнота планирования — при планировании должны учитываться все события, и ситуации, которые/могут иметь значение для развития организации.
2. Точность планирования — при составлении планов используются современные методы, средства, тактики и процедуры, обеспечивающие точность прогнозов.
З. Ясность планирования — цель и меры планирования должны иметь простые и легкие при воспроизводстве формулировки, доступные всем членам организации.
4. Непрерывность планирования —это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.
5. Экономичность планирования — расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым от планирования выигрышем.
С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно на нее реагировать. Поэтому следует помнить, что неопределенность — это одна из основных причин, по которой планирование может помочь организации лучше управлять в условиях неопределенности, более эффективно реагировать на изменения внешней среды.
Функция организации. Она состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Это — процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей.
Поскольку концепция организации состоит в сведении воедино всех специалистов фирмы, задача состоит в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность для каждого из них.
Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, ее целей, технологии и персонала. Существует ряд элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить свои планы и тем самым достичь своей цели. Как видно, вне зависимости от типа и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:
1 Определение и детализация целей фирмы, которые были выявлены в ходе планирования; 2)определение видов деятельности по достижении этих целей; 3)поручение различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединениеих в управляемые рабочие группы или подразделения; 4)координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство (у одного подчиненного не может быть двух начальников), т.е. каждый член группы должен знать, что ондолжен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит (управляет); 5) единство цели — работает ли каждый член организации на общуюцель, т.е. никто не должен работать против целей организации; 6) размах контроля или размах менеджмента — отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников. Нелегко определить идеальное число сотрудников, которыми должен руководить один менеджер. В реальной жизни это число сильно варьируется от организации к организации, от одного управленческого уровня к другому.
Таким образом, организация — это вторая функция управления. Из всего множества значений термина «организация» в смысле управленческой функции чаще всего используются два:
1) организация — это структура системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом; 2) организация — это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации.
Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивировано. Он Может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Во всех случаях следует искать мотив поведения.
Мотивация — это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.
Традиционный подход к мотивации основывается на вере в то, что сотрудники — всего лишь ресурсы, активы, которые мы должны заставить эффективно работать.
Со времени промышленной революции наше общество становилось все более сложным. Технический прогресс радикально изменил отношение к труду и повседневному существованию. В результате менеджер ежедневно сталкивается с проблемой, как мотивировать деятельность .сотрудников, т.е. как направить их энергию на имеющуюся работу.
Личное удовлетворение от хорошо выполненной работы и гордость заплоды своего труда прививают работникам чувство цели. Это не менее важно, чем деньги (с точки зрения мотивации труда). Менеджеров всегда интересовало, в каких условиях человек мотивирован к работе по чужому заданию. Этотинтерес возрастал по мере расширения личных свобод подчиненного, его превращения в частичного сопредпринимателя. Чем свободнее становился человек,тем важнее осознание того, что им движет, что заставляет приносить большепользы.
Человек, получивший в процессе обучения и повышения квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень его удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цели организации своими целями.
Функция контроля. Итак, составлен план организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Остается еще один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, — это контроль. Контроль, как правило, ассоциируют с властью, командованием, «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление о контроле уводит в сторону от явного содержания функции контроля.
В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.
Как видно из определения, контроль имеет отношение меньше к отдаванию приказов сотрудникам, а больше — к процедуре оценки успешности выполнения намеченных организацией планов и удовлетворения потребностей внутренней и внешней среды.
Функцию контроля в классическом менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на нужном (верном) пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами).
Некоторые организации создали целые системы контроля. Их функции состоят в посредничестве между планами и деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. И тот,кто имеет современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить. Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния (результаты), либо усилить действие, если результаты позитивные.
В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы: чему мы научились? что в следующий раз следует делать иначе? в чем причина отклонений от намеченного? какое воздействие оказал контроль на принятие решений? было ли воздействие контроля позитивным или негативным? какие выводы следует сделать для выработки новых целей?
Различают следующие виды контроля.
1. Предварительный контроль. Он напоминает айсберг, большаячасть которого, как известно, скрыта под водой. Это связано с тем, что некоторые аспекты контроля могут быть замаскированы среди других функций управления.Предварительным контроль называется потому, что он осуществляется дофактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения.В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет две разновидности: диагностический и терапевтический.
Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что-то не в порядке.
Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.
2. Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объект — сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.
3. Заключительный контроль. Цель такого контроля — помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем в процессе ее выполнения). Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно,чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.
Дополнительные функции управления
Отдельные авторы в составе функций управления, кроме вышеперечисленных, называют распорядительство, исследование, оценку, подбор персонала, представительство, ведение переговоров, заключение сделок и тому подобное. Все они могут иметь место в многогранной деятельности менеджера, однако при углубленном их анализе можно прийти к выводу, что практически все перечисленные виды деятельности являются составной частью вышеназванных функций управления.
Так, распорядительная деятельность входит в состав функции (или подфункции) руководства (лидерства); исследовательская деятельность, как правило, предполагает проведение эксперимента и углубленного научного анализа проблемы, что частично может иметь место при принятии решений, однако не свойственна для повседневной работы менеджера; оценка (оценивание) осуществляется при принятии решений, контроле; подбор персонала – это один из этапов процесса управления персоналом; представительство, ведение переговоров и заключение соглашений входят в состав стратегического менеджмента.
Всю систему видов управленческой деятельности можно разделить на специальные (финансовый менеджмент, операционный менеджмент, инновационных менеджмент, менеджмент персонала и др.), основные (планирование, организация, мотивация и контроль) и общие (коммуникации, принятие решений и руководство), которые реализуются на трех уровнях в составе стратегического, тактического и оперативного управления.
Руководство как функция управления
Термин «руководство» мы используем для описания одной из функций менеджмента, которая связана с управлением людьми при решении какой-либо задачи. Большинство исследований, проведенных по теории руководства, показали, что попытка дать четкое определение «руководства» не имела большего успеха.
Понятие руководства. При определениируководства часто присутствуют четыре компонента:
• личные качества и характеристики руководителя;
• стиль руководства;
• коммуникация;
• функции руководителя (общие или основные функции управления).
Некоторые определения руководства учитывают те или иные из перечисленных компонентов.
Руководство – это процесс использования управляющим личного влияния и коммуникаций.
Характерные черты руководителей.Большинство исследований выделяет следующие важные характерные черты руководителя.
Интеллектуальные возможности
выше среднего, в идеале руководитель должен быть немного умнее своих подчиненных.
Инициатива
или способность понимать необходимость действия, а затем действовать. Эта характеристика, по-видимому тесно связана с энергией и жизнестойкостью, во многих случаях последнее снижается с годами.
Уверенность
или способность поверить в то, что ты делаешь. Эта черта характера связана с пониманием человеком его места в обществе, с сильным желанием достичь цели. Однако эта уверенность должна быть не агрессивной, а скорее незаметной.
Способность посмотреть на ситуацию «с высоты птичьего полёта»
– это способность преуспевающего менеджера «подняться» над данной ситуацией и рассмотреть ее в более широком контексте, а затем «опуститься» обратно и заняться более мелкими, но конкретными делами.
Принципы руководства.Назовем два основных принципа:
Первый принцип
–
ориентация руководства на конечную цель
. Главная задача управляющего состоит в том, чтобы направить действия работников на четко определенные и ясно понимаемые цели организации.
Второй принцип
–
единство цели
. Состоит в согласовании целей фирмы и ее работников. Организация функционирует наилучшим образом, когда ее цели и цели отдельной личности совпадают.
Роль руководителя. Каким должен быть хороший руководитель:
· его отличает способность а) вдохновлять своих подчиненных и б) усиливать их стремление к достижению целей организации,;
· он знает, куда ведет, и способен побуждать подчиненных следовать за собой;
· для него характерны высокие результаты;
· от гордиться высоким качеством своей работы и тем, что соответствует занимаемой должности.
Эффективность труда руководителя. Она оценивается результатами труда его подчинённых. Поэтому менеджер должен стремиться:
· к эффективному использованию способностей и энергии подчиненных;
· доказать свою способность стимулировать достижение высоких результатов каждым работником;
· сформировать эффективное подразделение, привлекая в него и удерживая хороших работников.
Стиль руководства. Стал темой для обсуждения, после того как К Левин
опубликовал свое исследование различных стилей руководства в 1938 г. Он исследовал три типа стилей:
· диктаторский
– руководитель сам решает, что нужно сделать и как;
· демократический
– решения принимаются после обсуждения;
· попустительский
– члены группы работают самостоятельно, руководитель сам является членом группы.
В экспериментах Левина самой производительной была работа при диктаторском
руководстве, но при этом необходимо было присутствие руководителя, в противном случае работа прекращалась. Члены этой группы проявляли агрессивность по отношению друг к другу и увлекались поисками «козлов отпущения».
Демократичное
руководство было самым популярным и позволяло получить стабильные результаты как по качеству, так и по производительности.
Попустительский
стиль руководства оказался самым плохим во всех отношениях.
Понятия и виды функций менеджмента. Распределение общих функций по уровням управления
Функции менеджмента определяют устойчивый состав специфических видов управленческой деятельности характеризующихся однородностью целей, действий или объектов их приложения. Они характеризуют общие задачи и направления управленческих работ, состав и содержание которых в наименьшей степени зависят от специфики конкретной организации.
Дифференциация функций менеджмента позволяет выделить отдельные задачи и виды управленческой деятельности и регламентировать рациональные правила и процедуры их осуществления.
Рассмотрение менеджмента как совокупности и процесса взаимосвязанных функций обеспечивает синтез различных школ научного управления и возможность реализации ситуационного подхода при принятии управленческих решений.
Различные концепции менеджмента предусматривают большое разнообразие состава и содержания функций менеджмента.
При системном рассмотрении можно выделить три группы функций менеджмента, наиболее общие для всех видов организаций и любых условий функционирования:
· общие функции менеджмента;
· социально-психологические функции менеджмента;
· технологические функции менеджмента.
Общие функции менеджмента
отражают содержание основных стадий процесса управления деятельностью организации на всех иерархических уровнях. Успешный менеджмент любой организации должен предусматривать осуществление следующих общих функций:
· формирование целей;
· планирование;
· организацию;
· контроль.
Социально-психологические функции менеджмента
связаны в основном с характером производственных отношений в коллективе. Они содержат две разновидности функций:
· делегирование;
· мотивацию.
Технологические функции менеджмента
выделяют два основных вида деятельности, составляющих содержание технологии труда менеджера любого уровня иерархии:
· решения;
· коммуникации.
Распределение общих функций по уровням менеджмента. Для реализации каждой из общих функций менеджмента в организации формируются определенные коммуникационные связи и подготавливаются управленческие решения. Они являются инструментальной (технологической) базой общих функций менеджмента. Поведенческие аспекты реализации общих функций менеджмента формируют на предприятии его социально-психологические функции: делегирование и мотивация.
33. Планирование как функция управления. Сущность и задачи планирования. Принципы планирования. Виды планирования. Классификация видов внутрифирменного планирования. Характеристика этапов планирования.
Планирование является первой общей функцией менеджмента. Эта функция предусматривает прогнозирование, определение целей, стратегии, политики и задач организации и включает, прежде всего, принятие обоснованных решений, четкого формулирования направления действий, составления планов и графиков работы на различные периоды, т.е. создаёт и обеспечивает основы для принятия интегрированных решений и является жизненно необходимым в каждой социально — экономической системе. Под планированием
понимают ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений о необходимом оптимальном способе действий организации для достижения поставленных целей.
Планирование
заключается в систематическом поиске возможностей действовать и в прогнозировании последствий этих действий в заданных условиях.
Сущность планирования состоит в следующем:
· в конкретизации целей развития всей организации и каждого подразделения в отдельности на установленный период;
· в определении хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации;
· в выявлении материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач.
Принципами планирования являются:
· полнота
— требуется учесть все факторы внутренней и внешней среды, которые способны повлиять на успешность реализации плана;
· детализация
— её глубина определяется целью планирования — необходимо детализировать все учтенные факторы и разложить их на составляющие;
· точность
— составленный план должен точно соответствовать целям организации, учитывать её ресурсы, возможности и ограничения;
· простота и ясность
— план должен быть понятен исполнителю и менеджеру;
· непрерывность
— недопустимо, чтобы между планами был разрыв во времени, каждый следующий план должен развивать успех предыдущего;
· эластичность и гибкость
— использование плановых резервов, учет множественности возможных альтернатив, отсрочка деталей планирования до выяснения обстановки, вариантность;
· выравнивание
при планировании — учет «узких мест» — факторов, которые ограничивают возможности организации;
· экономичность
— затраты на планирование и реализацию должны быть меньше, чем достигаемый результат.
При планировании следует четко определить:
· объект
планирования (что планируется — конечные и промежуточные цели, задачи, решение которых необходимо для достижения целей);
· субъект
планирования (кто планирует);
· период
планирования (на какой срок);
· средства
планирования (например, компьютерное обеспечение);
· методику
планирования (как планировать);
· средства и способы решения
поставленных задач и достижения поставленных целей;
· ресурсы
, их источники и способы распределения;
· согласование
планов (каких, с кем и на каких условиях).
При планировании выделяют восемь этапов:
· целеполагание (формулировка целей) — определение того, чего именно желает достичь организация (фирма, предприятие). Этот этап нельзя формализовать, следовательно, личность менеджера или владельца организации проявляется, прежде всего, на этом этапе;
· подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей
— выбор наилучшего способа достижения цели;
· составление перечня необходимых мероприятий — планирование конкретных действий для осуществления выбранного на предыдущем этапе варианта достижения поставленных целей;
· составление программы работ — выявление оптимального порядка выполнения намеченных на предыдущем этапе действий с учетом их взаимосвязи;
· анализ ресурсов — оценка необходимых материальных, финансовых, информационных, кадровых, временных ресурсов для реализации плана;
· анализ разработанного варианта плана — позволяет оценить выполнимость выбранного варианта действий и, в случае его неоптимальности, вернуться к любому предыдущему этапу;
· подготовка детального плана действий — позволяет детализировать разработанный план, выбрать согласованные между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы;
· контроль выполнения плана — оценка достигнутых результатов и внесение необходимых изменений в случае необходимости.
Наиболее важным из них является целеполагание
, так как именно от него зависят все остальные этапы и результаты, которых достигнет организация.
