Как оформить прием сотрудника на работу?

Медицинский осмотр

Законодательством закреплено прохождение определенными лицами медицинского осмотра. Проходить медосмотр будущему сотруднику необходимо до подписания документов. Трудовой кодекс выделяет несколько категорий лиц, которых вы обязаны отправить в поликлинику:

• несовершеннолетние лица;
• спортсмены, судьи, полицейские и прокуроры, парикмахеры, косметологи;
• работники общепита, медицины, детских и спортивных учреждений, транспорта;
• иные категории.

Работники, отказавшиеся от прохождения либо не прошедшие медицинский осмотр, не могут приступить к выполнению своих должностных обязанностей.

Запрашиваем документы

При оформлении сотрудник должен предоставить личные данные (документы). Трудовой кодекс, в частности статья 65, определяет список таких документов. К ним относится:

• паспорт;
• СНИЛС;
• трудовая книжка (если работник уже был трудоустроен ранее);
• военный билет либо приписное свидетельство;
• документ об образовании.

Допускается затребовать у сотрудника и иные документы, необходимые для подтверждения определенных знаний и навыков, например, водительское удостоверение, право на ношение оружия, профессиональный сертификат и т.п.

Как изменить трудовой договор

Порядок изменений условий договора зависит от того, кто выступает инициатором этих новшеств. Это может быть:

• работник;
• наниматель.

На стадии обсуждения предполагаемых изменений оформлять предложения в письменном виде необязательно. Но практика показывает, что на случай возникновения спорных вопросов надёжнее всё же это сделать. А после достижения договорённостей об изменении условий труда дополнительное соглашение, фиксирующее все эти договорённости, становится обязательным.

Работник может подать заявление на имя руководителя организации, изложив в нём суть предлагаемых изменений. Ими могут быть, например, перевод на другую должность, в иное подразделение, переход на неполный рабочий день, пересмотр оплаты труда и т. п.

Если работодатель соглашается с предложением, стороны оформляют дополнительное соглашение, где фиксируется всё, о чём они договорились.

Изложить свою позицию наниматель может устно или письменно, в том числе с вручением ответа работнику под подпись, что опять же надёжнее на случай спорных ситуаций.

Иногда работодатель не вправе отказать работнику. Речь идёт о переводе на неполный рабочий день сотрудников таких категорий:

• беременных женщин;
• одного из родителей, попечителей или опекунов ребёнка до 14 лет или ребёнка-инвалида до 18 лет;
• ухаживающих за больными родственниками, признанными врачом нуждающимися в этом.

Изменения в трудовой договор работодатель вправе вводить как в одностороннем порядке, так и в результате договорённостей с работником.

Односторонние изменения возможны, если они становятся следствием изменения технологических (внедрение новой технологии производства, коррекция бизнес-процессов и т. п.) или организационных (реорганизация предприятия) изменений. На случай спорных ситуаций работодатель должен быть готов доказать это контролирующим органам или суду.

Такие коррективы достаточно ввести приказом, с которым ознакомить сотрудника под подпись.

Все переговоры об изменении трудового договора надёжнее вести в письменной форме

Если же предполагается двухстороннее обсуждение, работнику нужно направить соответствующее предложение. Озвучить его можно устно, но надёжнее сделать это в письменной форме и вручить под подпись.

При согласии обеих сторон на изменения, они заключают дополнительное соглашение к трудовому договору. Когда компромисс не достигнут, условия договора остаются прежними.

Проинформировать работника о предстоящих изменениях полагается за два месяца. Для ИП этот срок сокращается до двух недель, а для религиозных организаций — до семи дней.

Составить дополнительное соглашение поможет образец.

Видео об одностороннем изменении трудового договора работодателем

Переход на другую работу

При переводе работника на другую должность в рамках структурного подразделения или в иное подразделение компании можно рекомендовать такой порядок действий:

1. Достижение устных договорённостей сторон о переводе.
2. Подачу работником заявления, которое должно содержать:
   наименование организации, Ф. И. О. и должности руководителя, которому адресуется заявление;
3. Ф. И. О. и текущую должность работника, при необходимости — наименование структурного подразделения;
4. наименование структурного подразделения и должности, на которую предполагается перевод;
5. дату, с которой работник приступает к служебным обязанностям в новом качестве.
6. Утверждение заявления всеми, кому положено по должности и руководителем организации. Порядок визирования заявления зависит от практики документооборота, принятого в конкретной компании. Обычно для этого нужно согласие непосредственного начальника работника на текущей должности и будущего руководителя на новой, если предполагается перевод из одного структурного подразделения в другое. Но это необязательно. Практика, когда всё единолично решает первое лицо фирмы, тоже допустима, особенно если это прописано в её Уставе и/или локальных актах.
7. Подписание дополнительного соглашения о переходе на другую должность ().
8. Издание приказа о переводе.
9. Ознакомление работника с приказом под подпись.

Когда ещё нужны дополнительные соглашения

Трудовой кодекс РФ требует обязательно вносить в договор такие сведения:

• должность сотрудника;
• место работы;
• условия труда согласно их специальной оценке или аттестации рабочего места;
• дата начала работы;
• зарплата и дополнительные условия оплаты труда (если поощрения, надбавки и порядок премирования расписаны в локальных актах, достаточно ссылки на них);
• режим труда и отдыха;
• для срочного договора — срок действия и причину срочности;
• права, обязанности и ответственность сторон;
• порядок внесения изменения в договор и его расторжения;
• порядок разрешения трудовых споров.

Их изменения подлежат обязательному отражению в трудовом договоре, которые производятся в том же порядке, что и любые коррективы:

1. Уведомление работника.
2. Обсуждение.
3. Подписание дополнительного соглашения.
4. Издание приказа.
5. Ознакомление с ним сотрудника.

Видео об изменении и прекращении трудового договора

Подписываем локальные нормативные документы

До трудоустройства необходимо ознакомить кандидата с нормативными актами организации. Законодательство выделяет несколько документов, которые должны быть представлены работнику:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение персональных данных;
• положение об оплате труда.

Но, чаще всего, в организациях перечень внутренних документов гораздо больше. Например, у вас могут быть разработаны и приняты к работе правила дресс-кода, правила делового этикета и ряд других документов.

Подписываем трудовой договор и иные документы

Именно этот документ является подтверждением взаимоотношений между сторонами. Трудовой кодекс выделяет несколько пунктов, которые должны быть прописаны в документе:

• непосредственное место работы;
• должность;
• дата, когда сотрудник должен приступить к выполнению обязанностей;
• оплата труда;
• условия труда по результатам спецоценки.

Документ составляется в нескольких экземплярах, один из них выдается работнику.

При отсутствии в трудовом договоре обязанностей работника (это допустимо), необходимо ознакомить его с должностной инструкцией.

С материально-ответственными лицами заключается договор о материальной ответственности. Чаще всего такой документ заключают с работниками склада, товароведами, водителями.

Оформление трудовых отношений в 2021 году

С 1 января 2021 года работодатель, являющийся субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям, вправе заключить с работником типовой трудовой договор, утверждённый Правительством РФ в августе 2021 года. Однако зацикливаться именно на нём необязательно. По своему усмотрению работодатель может использовать собственный вариант документа или подойти к типовой форме творчески, взяв из неё только те положения, которые актуальны для него, или изложив отдельные пункты в собственной редакции. При этом важное условие относится к перечислению сторон договора с ИП. Так, в трудовом договоре между ИП-работодателем и ИП-работником должно иметься обязательное указание, что договор заключается между двумя физическими лицами со статусом индивидуального предпринимателя.

Важным условием считается законодательный запрет на договорные пункты, способные ухудшить положение сторон по сравнению с нормами законодательства в трудовой сфере. Это касается, в частности, таких моментов, как отпуск и его продолжительность, оплата больничных, периодичность выплаты зарплаты (по закону и типовому договору строго два раза в месяц) и т. п.

Форма, в которой заключается трудовой договор, допускается только письменная. Ни о каких устных соглашениях не может быть и речи — это грубое нарушение закона.

При устройстве на работу и заключении трудового договора нужно предоставить работодателю такой пакет документов:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• свидетельство о присвоении ИНН;
• трудовую книжку, кроме устройства на работу по совместительству;
• СНИЛС;
• военный билет или иной воинско-учётный документ для военнообязанных;
• документ, подтверждающий необходимую квалификацию, если применимо;
• справку о несудимости или прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при трудоустройстве на должности, для которых предусмотрено действующим законодательством требование отсутствия судимости у претендентов;
• справку из наркодиспансера при трудоустройстве на должности, для которых законом предусмотрены соответствующие ограничения.

Если кандидат устраивается на работу впервые и ИНН пока не обзавёлся, помочь ему его получить должен работодатель. Также обстоит дело со СНИЛСом и трудовой книжкой при первичном трудоустройстве.

Предъявление паспорта работником при заключении трудового договора обязательно

Новый работник может приступить к исполнению своих служебных обязанностей и до подписания договора. Нарушения в этом, если работодатель уложится в трёхдневный срок, в течение которого должен составить с ним трудовой договор, нет. Но датой начало трудовых отношений в таком случае будет считаться дата не подписания документа, а фактического допуска к работе. Впрочем, на практике договоры в подобных ситуациях часто заключаются задним числом. Однако приказ о приёме на работу опытные специалисты по кадровым вопросам рекомендуют издавать со дня фактического выхода сотрудника.

Если условия найма предусматривают испытательный срок, это должно быть оговорено с кандидатом до того, как он приступил к работе, и отражено в трудовом договоре и приказе о приёме на работу. Когда приказ издаётся до подписания договора, положение об испытательном срок в нём становится обязательным. Иначе не получится включить его в трудовой договор.

Справиться с задачей по составлению трудового договора помогут его образцы:

• типовой трудовой договор (пример заполнения);
• трудовой договор с несовершеннолетним работником;
• бессрочный договор на 0,5 ставки;
• бессрочный трудовой договор с испытательным сроком.

Видео: важные нюансы заключения трудового соглашения

Регистрация документов

Все документы, которые сотрудник подписывает при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в журналах учета. Для каждой группы документов заводится отдельный журнал, в котором обязательно указывается номер, вид и дата заключения документа.

Обязательны к ведению журналы:

• учета трудовых договоров;
• учета приказов по личному составу;
• учета договоров о материальной ответственности;
• учета приказов по основной деятельности.

Журналы хранятся в отделе кадров или в бухгалтерии компании.

Что такое трудовой договор

Трудовым договором называется письменное соглашение между работником и работодателем, в котором регламентируются их права и обязанности. Работодатель принимает на себя обязательства обеспечить вторую сторону трудового договора работой, создать все необходимые условия для её выполнения, своевременно производить выплату заработной платы и предоставлять все гарантии, предусмотренные законодательством о труде. Работник со своей стороны обязуется обеспечивать возложенную на него трудовую функцию и соблюдать принятые в компании или организации правила.

Первый лист трудового договора должен содержать установочные данные работника и нанимателя

Трудовой договор заключается в процессе найма сотрудника на работу. Строгого требования оформить его в определённый срок после, например, собеседования нет, да оно и не имеет смысла. Ведь процесс найма может занять немало времени, часто играют большую роль и устные договорённости сторон о сроках начала работы. В одних случаях претенденту на вакансию требуется время, чтобы завершить все дела на прежней работе — от двух недель, отведённых Трудовым кодексом (ТК РФ) на уведомление текущего нанимателя о предстоящем увольнении, до иной даты, о которой договорятся будущий работник и его текущий работодатель. В других компаниях могут подыскивать работника на перспективу.

Случай из жизни: кандидат, ищущий работу, откликнулся на вакансию в российском представительстве американской компании. Он успешно преодолел все этапы отбора, а затем оказалось, что его будут рады видеть у себя… через шесть месяцев. В США это повсеместная практика. Только вот кандидату работа требовалась сегодня и сейчас.

Иное дело, когда речь заходит о выходе сотрудника на работу. На заключение с ним трудового договора законодательство отводит три дня. Не более трёх дней с момента подписания трудового договора отводится и на издание приказа о приёме на работу.

В роли работодателя вправе выступать не только юридические, но и физические лица, в том числе имеющие статус ИП. Физические лица без статуса ИП могут выступать в качестве работодателя при приеме на работу садовников, домработниц, нянь и иной домашний персонал. А вот в отношении работника спектр не столь широк. По закону в этом качестве могут выступать только физические лица.

Если потенциальный работник зарегистрирован как ИП, это не препятствие к трудоустройству. Просто его работа по найму не может считаться предпринимательской деятельностью, зарплата облагается НДФЛ и не отражается в отчётности ИП, а все гарантии по линии работодателя, как то: оплата больничных и отпусков, отчисления во внебюджетные фонды (что не освобождает от обязанности делать их за себя в качестве ИП) и другие полагаются ему в полной мере.

Закон позволяет заключать два вида трудовых договоров:

• срочный, в котором прописывается дата окончания его действия;
• бессрочный, который конечного срока действия не имеет и может быть расторгнут только по предусмотренной законом процедуре по инициативе одной из сторон на прописанных в законе же (ТК РФ) основаниях.

В большинстве случаев заключается бессрочный трудовой договор. При заключении срочного, необходимость такого варианта должна быть обоснована, в том числе и в тексте договора.

В отдельных случаях требование заключения срочного трудового договора может вытекать из положений действующего законодательства, регулирующих ту или иную сферу деятельности государственных и муниципальных организаций. На конкурсной основе на определённый срок принимаются на работу, в частности, директора школ, ректоры вузов, главврачи лечебных учреждений, финансируемых из бюджета. В негосударственном секторе порядок назначения руководящих работников может регулироваться, например, уставом фирмы и тоже предполагать назначение на должность с ограниченным сроком.