Аутсорсинг бухгалтерских услуг — делегирование ведения бухгалтерии профильным организациям. Они берут на себя все регулярные функции или отдельные участки учета (например, обработку авансовых отчетов или функцию «главного бухгалтера»). Это освобождает персонал и позволяет направить все усилия на задачи операционной работы, без рисков нарушить закон, получить штраф.
Об аутсорсинге задумываются, когда:
- штатный бухгалтер покинул компанию;
- штатный бухгалтер был пойман на мошенничестве;
- руководство не удовлетворено ведением бухгалтерского учета внутри компании;
- налоговая служба выписала штраф бизнесу по вине бухгалтерского отдела;
- перед организацией встала задача оптимизации, а также экономии трудоресурсов и бюджетов;
- нет желания/времени/возможности искать штатного специалиста.
Специфика бухгалтерского аутсорсинга
- Вы не нанимаете конкретного удаленного специалиста, а заказываете услугу, например, по расчету заработной платы или полному ведению бухучета. Это обеспечивает заказчику беспрерывную работу: если сотрудник провайдера ушел в отпуск, на больничный или уволился, его тут же заменят другим специалистом.
- Аутсорсеры обычно разграничивают пакеты услуг—вы платите только за то, что вам действительно нужно.
- Всю информацию аутсорсинговой компании должен предоставить сам клиент. Руководитель отправляет необходимые документы и сведения, чтобы аутсорсер имел все основания для ведения бухгалтерского учета.
- Компания-аутсорсер несет ответственность за все свои ошибки. Вы можете взыскать с нее возмещение ущерба на основании законодательства (в отличие от приходящего бухгалтера).
- Аутсорсинговые организации прописывают в договоры зоны своей ответственности и даже страхуют ее.
Организация бухгалтерского учета на предприятии
Основным из них является Закон РФ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 №129-ФЗ.
В соответствии с Законом руководители организации в зависимости от объема учетной работы могут:
1) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое бухгалтером; 2) ввести в штат должность бухгалтера; 3) передать на договорных началах ведение учета специализированной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру – специалисту; 4) вести бухгалтерский учет лично.
Какие функции выполняет бухгалтерский аутсорсинг?
В услугу аутсорсинга бухгалтерии может входить:
- подготовка политики учета;
- оформление документов сотрудников, поступающих на работу;
- расчет зарплаты и взносов;
- работа с отчетностью;
- расчет налогов;
- сдача деклараций;
- создание поручений по платежам;
- ведение регистров;
- сопровождение налоговых проверок и поддержка в части взаимодействия с фискальными органами (налоговыми, таможенными);
- опционально, подготовка документации для заказчиков и покупателей.
Для юридических лиц в услугу бухгалтерского сопровождения также будут входить: ведение бухучета, сдача отчетности, проведение сверки расчетов и инвентаризации.
Компании-аутсорсеры также могут предложить заказчикам дополнительные услуги:
- регистрация компании;
- ведение кадрового учета;
- ИТ-поддержка;
- выбор режима налогообложения;
- юридические консультации;
- составление и проверка условий договоров;
- ведение учета финансов и управления;
- охрана труда.
Теоретические основы, практические аспекты аутсорсинга
Outsourcing представляет собой передачу на договорных условиях заказчиком исполнителю определенных функций, видов предпринимательской, производственной, управленческой деятельности. В бухгалтерском аспекте он предусматривает перепоручение учета всех или отдельных финансовых вопросов профильной сторонней организации.
Аутсорсинг пришел в российскую экономику с Запада. Сегодня во многих странах представители крупного, среднего, мелкого бизнеса отказываются от содержания штатной бухгалтерии в пользу сотрудничества с профильной внешней структурой. Данная тенденция наблюдается и в России.
В практической плоскости аутсорсинг бухгалтерии позволяет решать различные типичные и специфические задачи. Его формат не ограничивается только ведением учета, составлением отчетности. Но обо всем по порядку.
Виды услуги
- Обследование бухгалтерских процессов
. Специалисты провайдера изучают процедуры и регламенты, анализируют учетную систему, проводят интервью с сотрудниками. В результате клиент получает заключение о том, какие процессы дублируются, какие настройки системы необходимы, чтобы сократить ручной труд и затраты, а также целевую модель организации работы. Компания может реализовать эти рекомендации самостоятельно или передать провайдеру, который настроит функцию наиболее оптимально и продолжит вести учет. Передача на аутсорсинг отдельных функций. Он подразумевает передачу процессов отдела бухгалтерии. Например, подачу декларации, подготовку статистической отчетности, подготовку авансовых отчетов. А долю функций организация берет на себя. Услугами такого вида пользуются организации, которые хотят освободить персонал от монотонных задач или сократить свой штат. - Полный.
Подразумевает полное бухгалтерское обслуживание организации сторонней компанией. Аутсорсер берет на себя все функции штатного бухгалтера, поэтому в последнем нужда исчезает. - Аутсорсинг от лица главного бухгалтера.
Такой формат подразумевает полную или частичную передачу права подписи на представителя сторонней компании. - Консалтинг.
К консультации обращаются, когда появляется определенная специфика процедуры, например, при работе с иностранными компаниями. Периодические консалтинговые услуги от экспертов будут полезны, особенно в условиях законодательства, которое постоянно меняется.
Выбор вида услуг бухгалтерских компаний зависит от готовности бизнеса перейти на удаленное ведение бухгалтерии и его финансового обеспечения.
Недостатки
Аутсорсинг бухгалтерии имеет ряд недостатков, которые вызывают у заказчиков чрезмерную настороженность. Однако их легко можно нейтрализовать, если учесть определенные нюансы перед заключением договора. В большинстве случаев руководители компаний опасаются утечки информации — это особенно настораживает при использовании услуг сторонних специалистов. Чтобы предотвратить передачу мошенникам сведений об организации, необходимо включить в договор пункт об их неразглашении.
К более рациональным недостаткам аутсорсинга относятся следующие:
- Сторонние специалисты работают удаленно, поэтому уровень оперативности учета может существенно снизиться, особенно, если заказчик руководит большой фирмой, имеющей несколько филиалов или подразделений.
- Некоторые виды аутсорсинга бухгалтерии не предусматривают контроль состояния первичных документов организации заказчика, поэтому в случае возникновения претензий со стороны налоговой службы между сторонами может возникнуть конфликт.
- Формальный подход к ведению учета. Большая нагрузка на сотрудников аутсорсинговой компании приводит к тому, что во время обработки документов бухгалтер не вникает в специфику предприятия и не учитывает особенности его деятельности.
- Отсутствует оперативность при решении трудных вопросов. Специалист, выполняющий свои обязанности удаленно, не всегда может быстро включиться в рабочий процесс.
- Всегда есть угроза потери репутации. Недобросовестное исполнение своих обязанностей аутсорсером может привести к возникновению проблем с налоговой инспекцией, фондами, партнерами.
Запутанное ценообразование создает дополнительные трудности во время планирования расходов. У многих аутсорсинговых компаний прайс-листы настолько объемные, что клиент с трудом может представить, в какую сумму ему обойдутся услуги стороннего специалиста. Не ознакомившись с условиями договора, предприниматель может увидеть в акте цену, которая в несколько раз превышает зарплату штатного бухгалтера. Чтобы этого не случилось, нужно сразу обсудить с менеджером вид сотрудничества и закрепить стоимость услуг в договоре.
Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг
Если вы передаете бухгалтерию сторонней компании, базовая схема работы будет следующей (возможны дополнения)
1 этап — заключение договора на оказание услуг
Между сторонами заключается договор, в котором обязательно должно быть прописано следующее:
- обязанности и ответственность сторон;
- распределение зон ответственности сторон;
- список услуг и их стоимость;
- перечень документов, необходимых для всех видов операций;
- порядок и сроки передачи документации;
- доступ к информации;
- гарантия соблюдения безопасности и конфиденциальности информации;
- порядок передачи базы данных при расторжении договора.
При этом, в договоре обязательно прописываются и обязанности клиента, которые он должен соблюдать. Если компания-заказчик не выполняет свои обязательства, то компания-аутсорсер не сможет обеспечить полноту учета и не будет нести финансовую ответственность по штрафным санкциям от контролирующих органов.
2 этап — непосредственная работа по бухгалтерскому аутсорсингу
Клиент обязан своевременно предоставлять документы, чтобы компания-аутсорсер могла правильно сдавать отчетность и корректно рассчитывать уплату по налогам. Документация может быть:
- для работников – трудовой договор, приказы на командировки, отпуск или больничные и т. д.;
- для партнеров – счета, накладные, акты;
- проекты договоров с замечаниями и предложениями.
3 этап – расторжение договора
Если вы по какой-либо причине решили расторгнуть договор с компанией-аутсорсером, необходимо:
- Получить доступ к базе данных, в которой хранятся все операции, проведенные в ходе бухгалтерского аутсорсинга.
- Подать запрос в налоговую службу для того, чтобы убедиться в отсутствии долговых обязательств.
- Забрать документацию и актуальную копию базы данных.
Хотите отдать ведение бухгалтерского учета на аутсорс, но есть вопросы?
Заполните форму, мы свяжемся с Вами и ответим на все вопросы.
Возможности Адвокатского бюро «Правовая гарантиЯ» для бизнеса:
- Комплексное юридическое обслуживание предприятий и организаций
- Консультация по налогам и бухгалтерскому учету
- Бухгалтерский аутсорсинг
- Восстановление учета
- Защита по спорам в суде с налоговыми органами
- Представительство в арбитражных судах
- Взыскание долгов
- Представительство интересов организации в ИФНС и других гос.органах
- Защита бизнеса от уголовного преследования
Преимущества услуги
Перевод бухгалтерии на аутсорсинг имеет ряд преимуществ перед созданием бухгалтерского отдела внутри компании или приглашения приходящего специалиста:
Сокращение расходов на ведение бухгалтерских услуг
На создание отдела бухгалтерии требуются крупные суммы: на оборудование рабочего места для каждого специалиста, покупку офисной техники, а также специальных программ. Кроме того поиск высококвалифицированного специалиста, подбор замены на время его отпуска, болезни, отчисления в ПФР, ФСС и ФФОМС требуют больших ресурсов со стороны компании. Передавая бухгалтерию на аутсорсинг, вы получаете квалифицированного работника, у которого уже есть необходимое оборудование и программное обеспечение, что исключает лишние затраты. Аутсорсинговая компания экономит за счет автоматизации и масштаба: одна рабочая группа обслуживает нескольких клиентов.
Высокий уровень квалификации специалистов и услуг
Компании-аутсорсеры, которые специализируются в сфере оказания бухгалтерских услуг, работают по отработанной схеме и быстрее решают различные задачи. При этом, помимо бухгалтера, вам предлагают одновременную поддержку других специалистов: юристов, работников, которые связаны с трудовым и налоговым правом. Вся работа контролируется и проверяется руководством. Специалисты сторонней компании оперативно реагируют на изменения в законодательстве и владеют современными программами, что также гарантирует повышение качества услуг. Кроме того, крупные провайдеры регулярно повышают квалификацию своих сотрудников и ежегодно обновляют их сертификаты.
Компания несет ответственность за предоставление услуг бухгалтерского аутсорсинга
В момент передачи бухгалтерии сторонней организации вы подписываете договор, по которому она отвечает за последствия в случае ошибок, недочетов, повреждения документации или нарушения законодательства. В документе прописываются права и обязанности обеих сторон. Компания, которая предоставляет услуги аутсорсинга, заинтересована в исключении любой возможности возникновения неприятных ситуаций, так как она берет на себя риски по возмещению ущерба и уплату всех штрафов. Компании, которые имеют собственный бухгалтерский отдел, несут все риски самостоятельно: оплачивают штрафы и другие санкции.
Безопасность информации
После заключения договора и NDA (соглашение о неразглашении) компания-заказчик и компания-аутсорсер становятся партнерами, которые обязаны содержать в тайне всю полученную в ходе работы информацию. При такой форме сотрудничества могут использоваться различные способы защиты данных. Кроме того, крупные провайдеры дорожат репутацией, а также постоянно подтверждают соответствие стандартам информационной безопасности. При обращении к приходящему бухгалтеру повышаются риски передачи им информации конкурентам, так как один специалист может работать на несколько организаций.
Новейшие технологии
Попадая к провайдеру, компания получает доступ к новейшим технологиям и современному программному обеспечению. Аутсорсер поможет проанализировать ситуацию в компании, автоматизировать и оптимизировать процессы, что позволит улучшить качество учета и снизить затраты.
Квалификационные требования
Профессиональный аутсорсинг бухгалтерских услуг в Москве организуется с привлечением дипломированных специалистов. К обслуживанию клиентов центр допускает сотрудников, отвечающих следующим критериям:
- высшее профильное образование;
- наличие многолетнего опыта работы в конкретной отрасли;
- успешное прохождение переподготовки, внутренней аттестации и проверки знаний (издержки на повышение квалификации не включаются в цену на аутсорсинг бухгалтерии);
- безупречная деловая репутация;
- рекомендаций клиентов.
При подписании договора об оказании услуг бухгалтера на аутсорсинге заказчику предоставляется возможность выбора. Знакомство с командой специалистов начинают с изучения портфолио и завершают личной беседой. По итогам встречи определяется ответственное должностное лицо и оговаривается порядок взаимодействия. Поскольку ведется бухгалтерский учет удаленно, обмен информацией и документами производится посредством современных средств связи. При этом большое внимание уделяют обеспечению конфиденциальности.
Бухгалтерский аутсорсинг: какие риски могут возникнуть?
Бухгалтерская аутсорсинговая фирма обычно выбирается на длительный период, поэтому к выбору лучше подойти со всей ответственностью, прописывать в договоре все детали, чтобы избежать следующих рисков:
- Потеря репутации.
Может возникнуть в случае некачественного оказания бухгалтерских услуг сторонней компанией. - Операционный.
Такой риск возникает из-за некомпетентности специалиста, предоставляющего услуги аутсорсинга, или из-за некачественных технологий. - Снижение скорости реагирования.
Существует риск, связанный с неоперативным реагированием на проблемы в бухгалтерском учете.
Важные аспекты, которые нужно учесть в договоре на оказание услуг бухгалтерского аутсорсинга
Договор для ведения бухгалтерского аутсорсинга носит общий характер и содержит в себе предмет, срок действия и стоимость услуг, права и обязанности обеих сторон, а также их ответственность. При подписании документа следует обращать внимание на три важных аспекта:
- Правила оказания услуги или регламенты.
В договоре они должны быть проработаны детально, так как процедура бухгалтерского аутсорсинга комплексная. - Наличие страхования ответственности перед клиентом.
Надежные аутсорсинговые компании обычно имеют полис страхования ответственности. - Перечень услуг.
В договоре должен быть описан полный перечень услуг, который входит в стоимость обслуживания, и который возможен за дополнительную плату. Зачастую компании с низкой стоимостью добирают свою выручку в процессе обслуживания.
Как выбрать аутсорсинговую компанию для ведения бухгалтерии?
Следует обращать внимание на следующие критерии:
- масштаб бизнеса, его возраст
(крупные компании с большим опытом работы успели накопить достаточно ресурсов для развития в таком зрелом технологичном бизнесе; они смогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, должный контроль качества); - наличие детализированных регламентов
(подробные регламенты являются гарантией стандартов работы компании, по которым обучаются ее сотрудники; с их помощью вы будете лучше понимать принцип функционирования аутсорсера); - технологичность
(крупные компании владеют дорогостоящими информационными технологиями, которые позволят контролировать качество, сохранность, конфиденциальность информации); - финансовая ответственность
(крупные аутсорсинговые компании обычно страхуют риски, обращайте внимание на репутацию их страховой компании, интересуйтесь условиями страхования, размером покрытия, порядком и сроками выплаты возмещения); - рекомендательные письма
(хорошие компании-аутсорсеры могут предоставить отзывы клиентов на фирменном бланке, с подписью, печатями); - стоимость услуг
(если провайдер предлагает стоимость в 4 раза ниже, чем у остальных, есть вероятность того, что многие услуги будут осуществляться за дополнительную плату, это тоже нужно учитывать); - группа обслуживания
(немаловажно проверить сотрудников – запросить информацию об их квалификации, релевантном опыте и клиентах, с которыми они работали).
BDO Unicon Outsourcing — эксперт в бухгалтерских услугах. Вам доступен бухгалтерский аутсорсинг для компаний всех организационных форм, размеров, отраслей. BDO занимается как полным аутсорсингом бухгалтерии, так и берет в работу отдельные участки учета. Мы работаем с более чем 370 компаниями.
Стоимость аутсорсинга бухгалтерии в BDO
Цена бухгалтерских услуг рассчитывается нашими менеджерами. Она зависит от системы налогообложения, количества сотрудников, количества выставленных за год счетов, других факторов.
Распространенные опасения
Несмотря на эффективность и популярность бухгалтерского аутсорсинга, многие компании до сих пор не решаются отдать этот процесс на внешнее управление. Это связано с распространенными мифами относительно надежности сотрудничества. В частности, многие опасаются:
- отсутствия привычного прямого контроля над работой бухгалтеров;
- вероятности упущения каких-либо специфических особенностей бизнеса;
- нарушения конфиденциальности личных данных.
Действительно, все эти опасения могут воплотиться в реальность. Однако их легко можно предотвратить. Руководителю предприятия, решившему передать бухучет на аутсорсинг, нужно лишь ответственно подойти к поиску и выбору компании-партнера, а также юридически грамотно оформить все взаимоотношения и ответственность сторон.
